Gizlilik Politikası

Sürüm 2.2 · Yürürlük: 21 Ekim 2026

Portiel, avukatlar ve hukuk büroları için bir dijital asistan hizmetidir (portiel.com). Hizmeti YGMR Danışmanlık Limited Şirketi (“YGMR”) işletir. İletişim: info@ygmr.com.tr.

Bu politika web paneli, portiel.com, iOS ve Android uygulamaları ile ofis bilgisayarı aracı için geçerlidir. Bağlayıcı ayrıntılar: KVKK Aydınlatma Metni, Veri İşleme Sözleşmesi, Yurt Dışına Aktarım Bilgilendirmesi, Çerez Bildirimi.

Kısaca: Verileriniz satılmaz, reklam için kullanılmaz ve yapay zekâ modeli eğitmek için kullanılmaz. Uygulamada reklam, izleme (tracking) veya analiz yazılımı yoktur. Sunucularımız Türkiye'dedir. Hesabınızı uygulama içinden silebilirsiniz.

1. Kim hangi veriden sorumlu?

Avukatın kendi hesap verisi (ad, e-posta, telefon, büro, fatura, oturum ve onay kayıtları): veri sorumlusu Portiel'i işleten şirkettir.
Müvekkil ve dosya verisi (avukatın eklediği ya da talimatıyla UYAP'tan aktarılan dosya, evrak, taraf bilgileri) ile avukatın bağladığı e-posta/takvim hesabının içeriği: veri sorumlusu avukattır; Portiel avukatın talimatıyla çalışan veri işleyendir.

1/A. Hangi verileri işliyoruz

Hesap ve iletişim: ad-soyad, e-posta, telefon, büro, baro/sicil ve ruhsat tarihi, adres ve fatura bilgileri; kayıt sırasında e-posta doğrulama kodu ve yöneticinin onay kaydı.
Kullanım ve işlem: yazılı ve sesli komutların yazıya çevrilmiş hali, Portiel'in yanıtları, onay kutusundaki işler, onay ve rıza kayıtları, değiştirilemez denetim kaydı, destek talepleri ve geri bildirimler.
Büro çalışma verisi: UYAP'tan avukatın talimatıyla aktarılan dosya, evrak, tebligat ve duruşma bilgileri, takvim, not, hatırlatma, kişi/müvekkil kayıtları, dilekçe taslakları.
Cihaz ve güvenlik: oturum bilgileri, IP adresi, cihaz modeli ve işletim sistemi sürümü, eşleştirilmiş telefon ve ofis bilgisayarının açık anahtarları, bildirim jetonu.
Satın alma ve ödeme: satın alma talepleri, sipariş ve fatura kayıtları; havale/EFT ödemesinin tutarı, tarihi ve dekont/açıklama bilgisi. Kart bilgisi alınmaz (kartla ödeme yoktur).
İşlemediklerimiz: biyometrik veri (parmak izi / yüz tanıma telefonda kalır), konum geçmişi, rehberinizin tamamı, reklam kimliği. Ses kaydı Portiel sunucusunda saklanmaz.

2. Bağlanan e-posta hesabı

Avukat bir posta hesabını “Google ile bağlan”, “Microsoft ile bağlan” veya uygulama şifresiyle kendisi bağlarsa: gelen postaların gönderen, konu, tarih ve metni; eklerin adı, türü ve okunabilen metni alınır. İlk bağlamada son 14 günün postaları, sonrasında yeni gelenler alınır.

2/A. Bağlanan takvim hesabı

Avukat Google Takvim, Outlook / Microsoft 365 ya da iCloud takvimini kendisi bağlarsa Portiel, o hesapta ayrı bir “Portiel” takvimi açar ve duruşma, süre ve hatırlatmalarını oraya yazar; avukatın bu takvimde yaptığı saat değişikliklerini sisteme işler. Varsayılan “gizli mod”da takvime yalnız “Duruşma” gibi genel başlık yazılır, taraf ve dosya bilgisi yazılmaz; “tam mod” avukatın ayrıca onayıyla açılır. Portiel avukatın kişisel takvimlerindeki etkinlikleri okumaz ve değiştirmez.

Google Takvim için https://www.googleapis.com/auth/calendar, Microsoft için Calendars.ReadWrite izni istenir; bu izin yalnız Portiel takvimini açmak, bulmak ve eşitlemek için kullanılır. iCloud, Apple'ın verdiği uygulamaya özel parola ile bağlanır; parola şifreli saklanır ve dilediğiniz an kaldırılabilir.

Telefon takvimi eşitlemesi (mobil uygulama → Telefon takvimi) telefonunuzun takvim iznini kullanır; yine yalnız ayrı “Portiel” takvimine yazılır.

2/B. Mobil uygulama izinleri

Uygulama her izni yalnız ilgili özelliği ilk kullandığınızda ister; izin vermezseniz yalnız o özellik çalışmaz. İzinleri telefon ayarlarından dilediğiniz an kapatabilirsiniz.

Mikrofon: sesli komut için. Ses yalnız konuşma algılandığında kaydedilir ve yazıya çevrilmek üzere işlenir. Sürüş modunu açarsanız uygulama arka planda ve ekran kilitliyken de dinler; bu sırada Android'de kalıcı bir bildirim, iPhone'da mikrofon göstergesi görünür ve sürüş modunu kapatınca dinleme durur.
Bildirimler: onay bekleyen işler, hatırlatmalar, tebligat ve duruşma uyarıları için. Bildirimlerde müvekkil adı veya dosya içeriği yer almaz; ayrıntı uygulama içinde oturum açılarak görülür.
Takvim: duruşma ve sürelerin telefonunuzdaki ayrı “Portiel” takvimine yazılması için (isteğe bağlı).
Kamera, fotoğraflar ve dosyalar: yalnız siz seçtiğinizde, UYAP'a gönderilecek ya da e-postaya eklenecek belgeyi çekmek veya seçmek için. Uygulama galerinize ya da dosyalarınıza kendiliğinden erişmez.
Face ID / parmak izi: kritik işlemlerin onayı için; doğrulama telefonun güvenlik birimince yapılır, biyometrik veri Portiel'e ulaşmaz.
Konum: mobil uygulama konum istemez. Web panelindeki hava durumu kutusunda “Konumumu kullan” derseniz tarayıcınız konumu yalnız o an hava bilgisini almak için gönderir; sunucu koordinatı yaklaşık 1 km'ye yuvarlayıp hava servisine iletir ve saklamaz.

3. Google kullanıcı verisini nasıl kullanırız

Avukat Gmail hesabını “Google ile bağlan” ile bağladığında Portiel, Google'dan https://mail.google.com/ izni (Gmail'e IMAP/SMTP ile erişim) ve hesabın e-posta adresini ister. Bu erişim yalnız şu işler için kullanılır:

Gelen postaları avukatın kendi Portiel panelinde göstermek, aramak ve önemli postayı bildirmek;
Avukatın istediği postayı veya ekini özetlemek, ona cevap taslağı hazırlamak;
Avukatın açıkça onayladığı postayı onun adına göndermek. Portiel onaysız posta göndermez, postaları silmez veya taşımaz.

Portiel'in Google API'lerinden aldığı bilgilerin kullanımı ve başka bir uygulamaya aktarımı, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil Google API Hizmetleri Kullanıcı Verisi Politikası'na uyar. Buna göre Google kullanıcı verisi:

yalnız avukata yukarıdaki özellikleri sunmak ve iyileştirmek için kullanılır;
satılmaz, reklam (hedefli, yeniden hedefli veya ilgi alanına dayalı) için kullanılmaz;
kredi değerlendirmesi veya borç verme amacıyla kullanılmaz;
genel amaçlı yapay zekâ / makine öğrenmesi modellerini geliştirmek veya eğitmek için kullanılmaz;
avukatın açık izni, güvenlik amacı (kötüye kullanımın araştırılması) veya yasal zorunluluk dışında hiçbir çalışanımız tarafından okunmaz.

Aynı taahhütler Google Takvim verisi (calendar izni) için de geçerlidir.

3/A. Microsoft hesap verisi

“Microsoft ile bağlan” ile Outlook, Hotmail veya Microsoft 365 hesabı bağlandığında Portiel offline_access, User.Read, Mail.Read, Mail.Send ve (takvim bağlanırsa) Calendars.ReadWrite izinlerini ister. Bu veriler Google verisi için yukarıda yazılan kurallarla aynı şekilde yalnız avukata gösterilen özellikler için kullanılır; satılmaz, reklam için ve yapay zekâ modeli eğitmek için kullanılmaz, onaysız e-posta gönderilmez. Erişimi Portiel'de hesabı kaldırarak ya da account.live.com/consent/Manage (iş hesaplarında kurumunuzun yöneticisi) üzerinden geri alabilirsiniz.

4. Yapay zekâ ve diğer yurt dışı sağlayıcılar

Özet, cevap ve taslak hazırlamak için ilgili metin, kişiyi doğrudan tanımlayan bilgiler maskelenerek ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcısına şifreli bağlantıyla gönderilir. Sağlayıcı bu veriyi kendi modellerini eğitmek için kullanmaz.

Hizmette kullanılan yurt dışı sağlayıcılar: Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı (ABD); Ses tanıma ve seslendirme hizmet sağlayıcısı (ABD); Anlamsal arama hizmet sağlayıcısı (ABD); Google LLC / Google Ireland Ltd. (Firebase Cloud Messaging; avukat bağlarsa Gmail ve Google Takvim) (ABD / İrlanda); Apple Inc. (iOS bildirim altyapısı APNs; avukat bağlarsa iCloud Takvim) (ABD); Microsoft Corporation (avukat bağlarsa Outlook / Microsoft 365 posta ve takvim) (ABD / AB); Resend, Inc. (ABD) (ABD); Açık veri servisleri (Norveç Meteoroloji Enstitüsü hava servisi; OpenStreetMap adres ve yol servisleri) (Norveç / AB).

Bu aktarımlar KVKK m.9 uyarınca standart sözleşme ve Kurum'a bildirim ile yapılır. Sesli kullanım (ses kaydının ses tanıma sağlayıcısında işlenmesi) yalnız avukatın ayrı ve isteğe bağlı açık rızasıyla açılır; rıza verilmezse Portiel yazarak kullanılır.

5. Saklama ve güvenlik

Veriler Türkiye'deki sunucularımızda saklanır (Türkiye (Gebze, Kocaeli)); tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS/TLS).
E-posta şifreleri ve Google/Microsoft erişim jetonları sunucuda AES-256-GCM ile şifreli tutulur, hiçbir ekranda geri gösterilmez. Avukatın Google şifresi Portiel'e hiç gelmez.
Her avukat yalnız kendi verisini görür; veritabanında satır düzeyinde erişim sınırı uygulanır.
E-imza PIN'i, ofis bilgisayarından getirilen UYAP evrakı ve ofis ekranı izleme görüntüleri cihazlar arasında uçtan uca şifrelenir; sunucu bunları çözemez.
Önemli işlemler değiştirilemez bir denetim kaydına yazılır; kaydı Denetim bölümünden görebilirsiniz.
Bağlı hesabın postaları, hesap bağlı kaldığı sürece saklanır. Diğer saklama süreleri Aydınlatma Metni'ndedir.

6. Erişimi kaldırma ve hesabı silme

Panelde ya da uygulamada E-posta → hesap → Kaldır dediğinizde o hesabın tüm postaları, ekleri ve jetonları sunucumuzdan silinir ve Google/Microsoft'taki erişim izni de iptal edilir. Takvim bağlantısını kaldırırken “Portiel takvimini de sil” seçeneği vardır.
İzni dilediğiniz an myaccount.google.com/permissions adresinden de kaldırabilirsiniz.
Hesabı silme: mobil uygulamada Hesap ayarları → Hesabı sil, web panelinde Hesabım, ya da uygulamaya erişemiyorsanız portiel.com/hesap-silme sayfasından isteyebilirsiniz. Hesap hemen kapatılır; 30 günlük bekleme süresinde vazgeçebilir veya verilerinizin teslimini isteyebilirsiniz. Süre sonunda hesap ve büro verileriniz kalıcı olarak silinir; yedeklerdeki kopyalar en geç 90 gün içinde döngüyle silinir.
Silmeden sonra yalnız kanunen saklamak zorunda olduğumuz kayıtlar kalır: fatura ve ödeme kayıtları 10 yıl (VUK, TTK), onay/rıza ve güvenlik denetim kayıtları zamanaşımı süresince; bunlar erişimi kısıtlanarak saklanır ve başka amaçla kullanılmaz.
KVKK kapsamındaki diğer talepleriniz için: portiel.com/kvkk-basvuru ya da info@ygmr.com.tr.

7. Paylaşım, reklam ve izleme

Verileriniz satılmaz veya kiralanmaz. Yalnız hizmeti sunmak için gerekli altyapı sağlayıcılarıyla ve yasal zorunluluk halinde yetkili makamlarla paylaşılır.

Portiel reklam göstermez; uygulamada reklam, izleme (tracking), parmak izi çıkarma (fingerprinting) veya üçüncü taraf analiz yazılımı yoktur. Verileriniz başka şirketlerin uygulama ve sitelerindeki verilerle birleştirilmez.

7/A. Ödemeler

Uygulamalarda uygulama içi satın alma ve kartla ödeme yoktur. Abonelik ve kredi, web panelinden ya da portiel.com'dan bırakılan satın alma talebi (mobil uygulamadan talep alınmaz) üzerine ekibimizle görüşüldükten sonra şirket banka hesabına havale/EFT ile ödenir; ödeme alınınca hesap ekibimizce açılır ve fatura muhasebemizce düzenlenip e-postayla gönderilir. Ödeme için Portiel'e kart bilgisi verilmez ve üçüncü taraf ödeme sayfası açılmaz.

7/B. Çocuklar

Portiel avukatlara yönelik mesleki bir hizmettir; 18 yaşından küçüklere yönelik değildir ve bilerek çocuklardan veri toplamaz.

8. Haklarınız

KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız ve başvuru yolu Aydınlatma Metni'nde yazılıdır. Başvuru: portiel.com/kvkk-basvuru ya da info@ygmr.com.tr. Sorularınız ve destek için: portiel.com/destek.

9. Değişiklikler

Bu politika değişirse güncel hali sürüm numarası ve yürürlük tarihiyle bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler panelden bildirilir.

Privacy Policy (English summary)

This English summary is provided for convenience and for Google's OAuth verification. In case of conflict, the Turkish text prevails.

Portiel is a digital assistant service for lawyers and law firms (portiel.com), operated by YGMR Danışmanlık Limited Şirketi (“YGMR”). Contact: info@ygmr.com.tr.

1. Who is responsible

For the lawyer's own account data, the operating company is the data controller. For client and case data and for the content of email/calendar accounts the lawyer connects, the lawyer is the data controller and Portiel acts as a data processor on the lawyer's instructions.

2. Data we process

Account data: name, email address, phone, firm details, billing, session and consent records.
Work data: case, document, calendar and note data the lawyer adds or imports with their permission.
Connected email account data (only if the lawyer connects an account): sender, subject, date and body of incoming messages; attachment names, types and extractable text. On first connection, messages from the last 14 days are fetched; afterwards, new messages.
Connected calendar data (only if the lawyer connects Google Calendar, Outlook/Microsoft 365 or iCloud): Portiel creates a separate “Portiel” calendar in that account, writes hearings, deadlines and reminders there and reads back time changes the lawyer makes in it. In the default private mode only generic titles are written. Portiel does not read or modify the lawyer's other calendars.
Device and security data: session data, IP address, device model and OS version, public keys of paired devices, push notification token.
We do not collect: biometric data (fingerprint / Face ID checks stay on the device), location history, advertising identifiers, or the full address book. Voice recordings are not stored on our servers.

2A. Mobile app permissions

Microphone: for voice commands; with Driving mode on, the app also listens in the background (Android shows a persistent notification, iPhone shows the microphone indicator).
Notifications: approvals, reminders and alerts; notifications do not contain client names or case content.
Calendar (optional): to write hearings and deadlines to a separate “Portiel” calendar on the phone.
Camera, photos and files: only when the lawyer chooses a document to file with UYAP or attach to an email.
Face ID / fingerprint: to approve critical actions; handled by the device, no biometric data reaches Portiel.
The mobile app does not request location. In the web dashboard the lawyer may share location for the weather box; it is rounded to ~1 km, sent to the weather service and not stored.

3. How we use Google user data

When a lawyer connects Gmail via “Connect with Google”, Portiel requests the https://mail.google.com/ scope (IMAP/SMTP access to Gmail) and the account's email address. This access is used only to:

show, search and notify about incoming messages in the lawyer's own Portiel dashboard;
summarize a message or attachment and draft a reply when the lawyer asks;
send a message on the lawyer's behalf only after the lawyer explicitly approves it. Portiel never sends without approval and never deletes or moves messages.

Portiel's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In particular, Google user data:

is used only to provide or improve the user-facing features described above;
is not sold and is not used for advertising, including targeted, retargeted or interest-based advertising;
is not used to determine creditworthiness or for lending purposes;
is not used to develop, improve or train generalized AI and/or ML models;
is not read by any human, except with the user's explicit consent, for security purposes such as investigating abuse, or to comply with applicable law.

When the lawyer connects Google Calendar, Portiel requests the https://www.googleapis.com/auth/calendar scope, used only to create, find and sync the separate “Portiel” calendar. The same Limited Use commitments apply to Google Calendar data.

3A. Microsoft account data

When the lawyer connects an Outlook, Hotmail or Microsoft 365 account, Portiel requests offline_access, User.Read, Mail.Read, Mail.Send and, if a calendar is connected, Calendars.ReadWrite. This data is handled under the same rules as Google user data above: used only for the user-facing features, never sold, never used for advertising or to train AI models, and no email is sent without the lawyer's approval. Access can be revoked by removing the account in Portiel or at account.live.com/consent/Manage.

4. AI processing and international transfers

To produce summaries and drafts, the relevant text is sent, with direct identifiers masked, over an encrypted connection to our AI service provider (USA), which does not use this data to train its models. Voice features (speech provider, USA) are enabled only with the lawyer's separate, optional consent. International transfers are made under the standard contractual clauses of the Turkish Data Protection Authority.

5. Storage and security

Data is stored on our servers in Türkiye; all connections are encrypted (HTTPS/TLS).
Email passwords and Google/Microsoft access tokens are stored encrypted with AES-256-GCM and are never displayed back. The lawyer's Google password never reaches Portiel.
Each lawyer can see only their own data; row-level access control is enforced in the database.
Messages of a connected account are kept while the account remains connected.

6. Revoking access and deletion

Choosing Email → account → Remove in the dashboard or the app deletes all messages, attachments and tokens of that account from our servers and revokes the Google/Microsoft permission.
You can also revoke access at any time at myaccount.google.com/permissions.
Account deletion: in the app go to Account settings → Delete account, in the web dashboard use Account, or if you cannot access the app use portiel.com/hesap-silme. The account is closed immediately; during a 30-day grace period you can cancel or request an export. After that, account and work data are permanently deleted (backup copies within 90 days). Only records we must keep by law remain (invoices and payments for 10 years; consent and security audit records for the limitation period), with restricted access.
Other data protection requests: portiel.com/kvkk-basvuru or info@ygmr.com.tr.

7. Sharing, advertising and tracking

We do not sell or rent your data. It is shared only with infrastructure providers needed to run the service and with authorities when legally required. Portiel shows no ads and contains no tracking, fingerprinting or third-party analytics SDKs; your data is not linked with data from other companies' apps or websites.

7A. Payments and children

The apps have no in-app purchases; payments are made on the web or on the payment provider's page and card numbers never reach Portiel. Portiel is a professional service for lawyers and is not directed to anyone under 18.

8. Changes

If this policy changes, the current version is published on this page with a version number and effective date; significant changes are announced in the dashboard.